En este artículo queremos contarte como opera el proceso de emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), desde la emisión hasta la recepción del documento por parte del receptor.
Emisión
El contribuyente Emisor genera el documento a través de su sistema, el cual puede ser el del SII o un software de mercado como Skualo.
Este sistema debe enviar una copia del XML emitido (archivo que se utiliza para comunicarse entre servidores) al SII a través de una conexión directa con los servidores del propio SII.
Pero adicionalmente el Emisor, a través de su sistema, deberá enviar otra copia del XML emitido al Receptor del documento. Este envío se realiza a través de un correo electrónico a una dirección que cada contribuyente registra directamente en el SII.
Recepción
El contribuyente Receptor del documento recibe el correo electrónico antes indicado. Dependiendo del sistema que utilice, se realizarán diferentes validaciones. La validación más importante es verificar que el documento recibido venga en el formato correcto, sea para Uds. y que esté correctamente recibido en el SII.
Si el documento está sin problemas, debes realizar el proceso de Acuse de Recibo dentro de los 8 días de recibido en el SII. Si no haces el acuse de recibo dentro del plazo indicado, se entiende por aceptado y deberá ser cancelado dentro del plazo pactado.
Los problemas más comunes que hemos visto
El hecho que un documento aparezca en el Registro de Compras del SII no implica que debe estar en la bandeja de DTE Por Aprobar, esto sucede generalmente por alguna de las siguientes causas:
- Los software emisores de DTE no siempre actualizan sus bases de datos con las casillas registradas para el intercambio entre contribuyentes. En Skualo la actualizamos semanalmente la base de datos de todos los contribuyentes inscritos en el SII, por lo que en esto al menos no tienes que preocuparte de tener que actualizar las direcciones de intercambio.
- Los correos enviados con los XML de las facturas caen en Spam.
- Los servidores de correo bloquean ciertos remitentes no permitiendo el envío.
- Las casillas que se supone deben recibir los XML están llenas o no existen.
- Algunos emisores envían los XML incorrectos o con formatos incompletos, que no permiten ser procesados por los sistemas.
- Algunos emisores envían el XML cuando este aún no está Aceptado por el SII.
💡Recordar que si el Documento no está aceptado por el SII, este NO tiene validez legal y NO debe ser registrado en la contabilidad.