Antes de comenzar es necesario respondernos algunas preguntas,
¿Qué es DTE?
Se podría decir que los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) son la evolución tecnológica de las antiguas boletas, facturas y otros documentos que se emitiían en papel, los cuales se tenía que ir a timbrar físicamente a las unidades del Servicio de Impuestos Internos (SII). Esto implicaba un costo para las empresas en imprentas, tiempo en trámites y el posterior almacenamiento de la documentación.
Con la Ley de Factura Electrónica (Ley 20727), los DTE buscan optimizar los procesos comerciales y tributarios, facilitando un registro más eficiente y seguro de transacciones. No sólo simplifica el proceso de emisión y recepción de documentos, sino que también mejora la gestión empresarial.
¿Quiénes pueden emitir estos documentos tributarios?
La emisión de DTE está al alcance de todos los contribuyentes que operan formalmente en Chile, abarcando desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Sin embargo, para poder emitir estos documentos, los contribuyentes y empresas deben cumplir con ciertos requisitos establecidos por el SII. Estos requisitos aseguran la integridad, autenticidad y correcto uso de los DTE. A continuación, te detallamos los principales requisitos:
- Inicio de Actividades
- Tener un certificado digital simple a nombre del representante legal de la empresa
- Utilizar un Software de emisión de DTE, como Skualo, o bien utilizar el portal del SII
- Estar al día con las obligaciones tributarias y no tener situaciones pendientes ante el SII
Tipos de DTE
Los tipos de DTE son varios y se ajustan a las distintas necesidades de las empresas y transacciones comerciales que requieras. A continuación, te presentamos un listado de los principales DTE, junto con sus aplicaciones prácticas:
- Factura Electrónica: La factura electrónica es el documento más común, utilizado para detallar la venta de bienes o servicios a contribuyentes con inicio de actividades ante el SII. Su uso es esencial en casi todas las transacciones comerciales entre empresas.
- Nota de Crédito Electrónica: Este documento permite corregir o anular totalmente un documento electrónico previamente emitido y recibido por el SII. Es útil para ajustar precios, devoluciones de productos o servicios y otros ajustes en las transacciones comerciales.
- Nota de Débito Electrónica: Al contrario de la nota de crédito, esta incrementa el valor de la transacción original. Se utiliza para ajustes de precio o cobros adicionales acordados posteriormente a la emisión de la factura.
- Guía de Despacho Electrónica: Fundamental para acompañar el traslado de bienes. Es necesaria para verificar el movimiento de mercancía desde un punto de origen a un punto de destino, siendo esencial para controlar el stock y la logística.
- Boleta Electrónica: Similar a la factura, pero orientada al consumidor final o personas sin inicio de actividades ante el SII.
- Factura de Exportación Electrónica: Es para las ventas de bienes o servicios hacia el exterior. Acompaña al proceso de exportación asegurando que se cumpla con las normativas tributarias y aduaneras.
- Nota de Crédito y Débito de Exportación Electrónica: Similar a las notas de crédito y débito, pero aplicadas a las facturas de exportación.
- Factura de Compra Electrónica: Este es un documento no muy utilizado por las empresas, pero que ha ido cobrando fuerza con la facturación de los servicios digitales prestados por empresas extranjeras. En el fondo se trata de que nosotros le hacemos la factura al proveedor, y de paso retenemos el IVA.
Obligación y Cumplimiento de los Documentos Electrónicos
La emisión de los DTE es una obligación legal para todos los contribuyentes en Chile. Bajo el decreto Ley 825 de 1974 y la Ley 20.727 de Modernización Tributaria, se estableció el mandato de emitir documentos tributarios exclusivamente en formato electrónico. Este cambio normativo reflejó un compromiso serio con la eficiencia, la transparencia y la modernización en las operaciones comerciales y fiscales.
Para cumplir con esta obligación, las empresas deben utilizar sistemas de facturación estén capacitados para la correcta emisión de este tipo de documentos, como es Skualo. La integración de estos sistemas no solo facilita la generación automática de documentos sino que también optimiza la gestión de procesos comerciales y contables.
Es esencial mantener un flujo constante y correcto de información entre la empresa, el SII y el receptor del documento, para asegurar así que todos los documentos emitidos y recibidos estén debidamente registrados y validados. En esta nota podrás ver los problemas más comunes que suceden en la emisión y recepción de los DTE.
En este sentido el SII acaba de emitir una nueva resolución donde se recalca las condiciones que se deben cumplir para la correcta emisión de un DTE. El cumplimiento en la correcta emisión de los DTE no solo evita sanciones y multas, sino que te permite tener una mejor relación comercial con tu cliente.